Применение электронной подписи на предприятии

Каждое предприятие желает увеличить рост своего рыночного авторитета и применить модернизированные механизмы, необходимые для внутреннего документооборота. На успех фирмы, вне зависимости от сферы деятельности, влияет «чистоплотность» в документации и отчетности.

Применение электронной подписи на предприятии позволяет упростить и нарастить функциональность внешнего и внутреннего делопроизводства. Электронной цифровой подписью является модифицированный вид обыкновенной печати. С ее помощью можно проверить личность владельца, а также убедиться в подлинности документов и сведений, содержащихся в них.

С использованием цифровой подписи можно подтвердить достоверность информационной части документации. В дальнейшем такая документационная единица может принимать участие в документообороте внутри фирмы, направляться другому юридическому лицу или быть сданной в архив на предприятии. Для внедрения электронного документооборота внутрь фирмы, ее руководитель должен издать приказ и утвердить положение о цифровой подписи на предприятии.

К внутренней документации относится:

• Приказ.
• Договор.
• Уведомление.
• Распоряжение.
• Акт.
• Служебная или объяснительная записка.

Список должностей, которые включены в системную основу электронного документооборота, а также создание документа, порядок его обработки, хранения и согласования должен быть установлен уставом.  

В применении электронной подписи на предприятии нет никаких особенностей и сложностей. Для того чтобы использовать такую подпись, не нужно обладать какими-то специальными навыками или проходить вспомогательное обучение. Все что необходимо - это наличие открытого и закрытого ключей.

С помощью открытого ключа на электронном носителе следует проверять полученный файл или документ. Дубликат этого ключа находится у удостоверяющего центра, который ранее его сформировал и занес в свой реестр. Закрытый ключ – это зашифрованный посредством кода и символов набор информации, который хранится только у владельца электронной подписи на специальном носителе.

Многим сотрудникам предприятий очень тяжело привыкнуть к тому, что электронная подпись является аналогом собственноручной. Они по привычке считают, что если документ не содержит «мокрой» печати, он не действителен. По старинке осуществляют работу на бумажном носителе, а выданные им закрытые ключи теряют, не считая их важной частью документооборота. В этой ситуации есть только один выход. Руководителю необходимо внутри предприятия принять положение об электронной подписи. Все сотрудники должны изучить данное положение и поставить под ним свои подписи. После этого они начнут серьезнее и ответственнее относиться к хранению своих электронных ключей и начнут использовать ЭЦП.    

Для того чтобы начать пользоваться электронной подписью на предприятии руководителю фирмы требуется обратиться в УЦ. В основные функции такого центра входит:

• Установление проверки ЭЦП.
• Контроль электронных ключей и наличия сертификатов.
• Безопасность обеспечения электронного взаимодействия между доверенными лицами и удостоверяющим центром.

Для эффективного применения ЭЦП особое внимание следует уделить информационной безопасности рабочих мест сотрудников. Каждый, кто имеет доступ к ЭП и важным сведениям, должен быть утвержден руководством и внесен в положение о цифровой подписи. Это делается для регулирования системы документооборота предприятия. Положение об ЭЦП подразумевает принятие правил работы с документацией в электронной форме внутри предприятия.