Суть электронного документооборота

Электронный документ (то есть зафиксированный на специальном носителе набор символов, изображений, таблиц, аудио- и видео данных), в настоящее время активно вытесняет всем привычный бумажный. Это связано с переориентацией и перестройкой общества на более современный уровень. Естественно, работать с цифровыми документами удобно, ведь их легко передавать по сети на далекие расстояния за один клик.

С появлением документа в электронной форме возникло понятие «электронный документооборот».

Суть электронного документооборота (или как его называют сокращенно – ЭДО) заключается в виртуальном обмене документами между двумя или более сторонами. Обычно такие документы подписываются криптографическими электронными подписями.

ЭДО подразумевает целый цикл движения электронного документа (его формирование или создание, отправка, получение).

Использование электронной цифровой подписи в документообороте – это современный подход к процессу получения, обмена и хранения необходимой информации. За счет ЭЦП сведения, передаваемые на электронном носителе, приобретают юридическую силу. В то же время они становятся более защищенными, так как подмена или фальсификация документов в электронном виде с цифровой подписью практически невозможна.

Электронный документооборот и электронная подпись стали неразделимыми инструментами при ведении хозяйственно-экономической деятельности предприятия. Необходимость документооборота в электронной форме с применением цифровой подписи обусловлена тем, что таким образом предприятиям легче проводить многие юридически важные операции. С помощью электронного документооборота организации доступны:

1. Ведение налоговой отчетности.
2. Обмен необходимыми документами с контрагентами и др.

Использование ЭЦП в документообороте осуществляется следующим образом. Каждая из сторон получает электронную подпись в удостоверяющем центре и устанавливает программу, с помощью которой идет обмен электронной информацией.  

Преимуществами использования ЭДО и ЭЦП являются:

3. Прозрачность бизнес-процессов внутри организации.
4. Сокращение затрат на канцелярский аппарат и уменьшение рутинной работы с бумажными носителями.
5. Конфиденциальность информации за счет того, что документооборот может быть осуществлен только определенными пользователями, имеющими права доступа к электронному ресурсу.
6. Ускорение процесса рассмотрения и обработки документа.
7. Дисциплинированность на предприятии.

С категорией ЭДО связано такое понятие как «система электронного документооборота».

Данная система представляет собой компьютерную программу, с помощью которой можно передать тот или иной электронный документ.

СЭД и ЭЦП так же неразрывно связаны, так как ЭЦП является основным инструментом системы. При использовании цифровой подписи реализуется большинство функций СЭД. С помощью системы электронного документооборота значительно ускоряется процесс обмена информацией, что, в свою очередь, ускоряет эффективность бизнес процессов, повышает корпоративную культуру предприятия.

Выбор той или иной системы (соответственно и покупка ЭЦП) зависит от вида деятельности предприятия и концепции работы, определяется его структурой, целями.